Erkennen, welche Verbesserung zuerst sinnvoll ist.
Sie benötigen noch keine fertige Softwareidee. Wir suchen nach weniger Routinearbeit, klareren Abläufen und besserem Kundenservice.
Was erhalten Sie?
- Eine gemeinsame Bestandsaufnahme von Problemen und Möglichkeiten.
- Eine begründete Prioritätenfolge mit erwartetem Nutzen und Aufwand.
- Abgestimmte Umsetzungsschritte und überprüfbare Ziele.
Der erste Austausch dient dazu, die Ausgangslage zu verstehen und das weitere Vorgehen abzustimmen. Umfang, Zeitbedarf und Honorar einer möglichen detaillierten Bestandsaufnahme klären wir vorab. So beginnen Kontakt und Bestandsaufnahme →
So arbeiten wir zusammen.
- Erstes Gespräch, bei Bedarf persönlich. Wir besprechen Ziele, Schwierigkeiten, beteiligte Mitarbeitende und verfügbare Mittel. Zuerst klären wir das Problem, danach wählen wir das Werkzeug.
- Bestands- und Situationsanalyse. Wir betrachten interne Abläufe, Software und Hardware. Manuelle Datenübertragungen, wiederkehrende Aufgaben, Fehlerquellen und Engpässe werden sichtbar.
- Vorschläge und Prioritäten. Größe, Häufigkeit und geschäftliche Auswirkungen des Problems werden gegen Kosten, Umsetzungsdauer und Einführungsaufwand abgewogen. Wir betrachten Zeitersparnis, Effizienz und finanzielle Amortisation gemeinsam und erläutern die Annahmen und Unsicherheiten der Schätzung.
- Entscheidung und Umsetzung. Gemeinsam wählen wir einen angemessenen ersten Schritt: bessere Nutzung vorhandener Werkzeuge, Software- oder Hardwareänderungen, Integration oder individuelle Entwicklung. Die Lösung wird in die vorhandene Infrastruktur eingepasst.
- Einführung und Auswertung. Übergabe, Inbetriebnahme und gegebenenfalls Betrieb werden abgestimmt. Wir vergleichen das Ergebnis mit der Ausgangslage und bestimmen daraus den nächsten sinnvollen Schritt.
Wann lohnt sich eine Veränderung?
Zuerst betrachten wir die heutigen Abläufe und die gewünschte Verbesserung. Wir stellen den erwarteten Nutzen dem gesamten Aufwand und den Kosten gegenüber und machen deutlich, welche Angaben feststehen und welche geschätzt sind.
Was kostet heute Zeit und Geld?
- Wie häufig tritt die Aufgabe oder der Engpass auf?
- Wie viel Arbeit erfordern Ausführung, Kontrolle und Fehlerkorrektur?
- Welche Verzögerungen, Unterbrechungen oder Probleme im Kundenservice entstehen?
Was erfordert die Einführung?
- Analyse, Einrichtung, notwendige Entwicklung und Tests.
- Datenübernahme, Einarbeitung und Zeit für die Umstellung.
- Mitwirkung der Mitarbeitenden und beteiligten Dienstleister.
Welche Kosten und Aufgaben bleiben?
- Hosting, Lizenzen und weitere Dienstleistungsgebühren.
- Überwachung, Wartung und spätere Änderungen.
- Manuelle Aufgaben und Kontrollen, die auch im neuen Ablauf erforderlich sind.
Frei werdende Arbeitszeit lässt sich für andere Aufgaben nutzen, bedeutet aber nicht automatisch eine gleich hohe Senkung der Personalkosten. Bessere Übersicht, weniger Fehler und verlässlichere Abläufe berücksichtigen wir ebenfalls.
Rechtfertigt der erwartete Nutzen den Aufwand nicht, empfehlen wir eine kleinere Änderung oder die bessere Nutzung vorhandener Werkzeuge. Ein erster Schritt kann ein Test oder eine begrenzte Einführung sein; das Ergebnis vergleichen wir mit der Ausgangslage.
Vier Situationen und was wir dabei berücksichtigen
Diese Situationen veranschaulichen unsere Analyse. Welche Lösung infrage kommt und welchen Nutzen sie erwarten lässt, hängt von den tatsächlichen Abläufen ab.
Telefonische Bestellungen und Tagesmenüs
Die Ausgangslage
Telefonische Abstimmung, manuelle Erfassung und wiederholte Zusammenfassungen kosten das Restaurant Zeit.
Der digitale Ansatz
Eine zum Arbeitsablauf passende Bestellaufnahme und nachvollziehbare Zusammenfassungen können diese Aufgaben reduzieren.
Wir betrachten Bestellvolumen, Zeit für Telefonate, Erfassung und Auswertungen sowie die manuelle Arbeit, die mit einer neuen Lösung verbleiben würde. Dem stellen wir Einführungs- und Betriebskosten gegenüber.
Excel-Auswertungen von Hand
- Heute: Daten müssen aus mehreren Tabellen gesammelt, ausgewertet und geprüft werden.
- Möglichkeit: Auswertungen aus einer gemeinsamen Datenquelle oder Automatisierung im vorhandenen Werkzeug.
- Was berücksichtigen wir? Häufigkeit, Prüfaufwand, Datenqualität und die Arbeit zur Verbindung der Quellen.
Datenkopieren zwischen älteren Systemen
- Heute: dieselben Daten werden mehrfach eingegeben oder Dateien von Hand zwischen Programmen verschoben.
- Möglichkeit: Datenaustausch zwischen Systemen, geprüfter Import oder der begründete Austausch eines Teilbereichs.
- Was berücksichtigen wir? Verfügbare Schnittstellen, Verlässlichkeit der Daten und Aufwand der Umstellung.
Stockende Aufgaben und Freigaben
- Heute: schon zur Klärung von Aufgabenstand und Zuständigkeit sind zusätzliche Absprachen nötig.
- Möglichkeit: gemeinsame Statusübersicht, klare Verantwortlichkeiten und passende Benachrichtigungen.
- Was berücksichtigen wir? Wartezeiten, Unterbrechungen, Berechtigungen und Alltagstauglichkeit des neuen Ablaufs.
Webauftritt und Marketingseiten, Onlinevertrieb und IT-Hosting und Betrieb können Teile desselben Verbesserungsplans sein. Die verlinkten Leistungsseiten erläutern die Umsetzungsmöglichkeiten.
Beispiele und Entscheidungskriterien im Detail
So könnte es einfacher gehen
- Bestellungen an einem Ort. Online-Bestellungen können Ihrem Team einen Teil der telefonischen Abstimmung und manuellen Zusammenfassungen abnehmen.
- Weniger Daten kopieren. Wir prüfen, wie Ihre Systeme Daten austauschen könnten, statt sie mehrfach einzugeben, Excel-Auswertungen manuell zu erstellen oder USB-Sticks zu verwenden.
- Nachvollziehbare Aufgaben und Freigaben. Wir können sichtbar machen, wo die Arbeit steht, wer den nächsten Schritt übernimmt und wer benachrichtigt werden muss.
- Ihr eigener Onlinevertrieb. Gemeinsam planen wir die Schritte für den Start: von der Produktdarstellung über Bestellung und Zahlung bis zur Rechnungsstellung.
- Eine App-Idee im Gespräch entwickeln. Gemeinsam klären wir, wem die App helfen soll, welche Funktionen wichtig sind und was die erste testbare Version enthalten sollte.
- Verlässlichere tägliche Abläufe. Wir untersuchen, was das System verlangsamt oder unterbricht, und empfehlen Verbesserungen, Modernisierung oder einen geeigneteren Betrieb.
Was wägen wir vor der Entscheidung ab?
Wir betrachten, wie häufig das Problem auftritt, welchen Zeitaufwand und welche Kosten es verursacht und was Einführung und Betrieb einer Lösung kosten würden. Dagegen wägen wir die erwarteten Einsparungen und den Einführungsaufwand ab. Annahmen und Unsicherheiten der Schätzungen machen wir transparent.
Zuerst betrachten wir wiederkehrende Probleme und Ihre vorhandenen Werkzeuge. Vielleicht genügen bessere Einstellungen, die Verbindung einiger manueller Schritte oder ein einfacheres Werkzeug. Individuelle Entwicklung empfehlen wir, wenn sie eine angemessene Lösung für das Problem bietet.
Die Zusammenarbeit im Überblick
- Das Ziel verstehen. Wir betrachten den Ausgangspunkt und das benötigte Ergebnis.
- Einen Vorschlag machen. Nutzen, Aufwand und mögliche Lösungen wägen wir gemeinsam ab.
- Umsetzen und begleiten. Wir liefern die vereinbarte Leistung und klären die weitere Unterstützung.
Wie geht es weiter?
- Sie wissen bereits, was Sie benötigen? Wählen Sie den passenden Leistungsbereich.
- Sie benötigen einen eigenen Ablauf oder eine Systemverbindung? Möglichkeiten der individuellen Entwicklung.
Passendes, von uns entwickeltes Projekt: Zabizz – Restaurantplattform. Noch vor dem Produktivstart.